Жобаны үйлестіру – бұл сіздің бөліміңіздегі тапсырмаларды күнделікті басқару. Жобаны үйлестірудің мақсаты — тапсырмаларыңыздың жұмыс процесін оңтайландыру. Жоба менеджері қызметкерлерге жобаның әрбір бөліміне кім жауапты және оның орындалу мерзімі туралы хабарлайды. Мұнда сонымен қатар объектілерді үйлестіру, жиналыстардың хаттамаларын алу, қызметкерлер жобаларын аяқтау үшін пайдалана алатын маңызды ақпаратты құжаттау қажет болуы мүмкін.
Жобаны үйлестірудің негізгі артықшылықтары
Жобаны тиімді үйлестіру сіздің командаңыздың жұмыс орнындағы өнімділігін арттыруы мүмкін.
Мұнда жобаны үйлестірудің кейбір негізгі артықшылықтары бар:
Маңызды және басым бағыттар бойынша байланыс
Байланысты оңтайландыру
Жобаның өнімділігі мен сапасын арттыру
Жоспар бойынша және бюджет шегінде
Тәуекелді азайту
Тұтынушының кері байланысын жақсарту
Маңызды және басым бағыттар бойынша байланыс
Сізді маңызды және басым бағыттар туралы хабардар ету сіздің мақсаттарыңызға сәтті жетуге көмектеседі. Жоба менеджері компанияның стратегиясын бөліп көрсете алады және жобаның компания мақсаттарымен қалай байланысты екенін кезең-кезеңімен талқылай алады. Топ мүшелері, өз кезегінде, жобаға қатысты кез келген сұрақтарға жауап беру және жобаның көлемі мен егжей-тегжейлері туралы түсінік алу үшін бір-бірімен сөйлесе алады.
Байланысты оңтайландыру
Жоба үйлестірушісі ақпаратты командаларға тиімді жеткізу әдістерін әзірлей алады. Ақпаратты тиімді жеткізу қабілетіңіз жобаға басымдық беруге көмектеседі. Толық жұмыс істейтін командаларды құру үшін жақсы қарым-қатынас дағдылары бар топ мүшелерін таңдауға болады.
Жобаның өнімділігі мен сапасын арттыру
Жақсы үйлестірілген жоба стратегиясы өнім сапасын жақсартуға және өнімді жұмыс процесіне әкеледі. Топ мүшелеріне арнайы тапсырмаларды ұйымдастыру және тағайындау арқылы жоба менеджері әрбір тапсырманың микро деңгейде сыни түрде орындалуын қамтамасыз ете алады. Әрбір топ мүшесінің өз жауапкершілігі бар, бұл өз кезегінде олардың шоғырлануы мен өнімділігін нығайтады және жобаны аяқтау сапасын жалпы жақсартуға ықпал етеді.
Жоспар бойынша және бюджет шегінде
Жобаны дұрыс үйлестіру сонымен қатар менеджерге және топ мүшелеріне кесте бойынша және бюджет шегінде тұруға көмектеседі. Уақыт шкаласы бүкіл жобаның жұмыс процесін және оның мақсаттарын көрсете алады. Жоба менеджерлері барлық қызметкерлерге кестені және жобаның бір бөлігін аяқтау үшін компанияның бюджетіне шолуды ұсынуы керек. Жоба аяқталғаннан кейін қанша ресурстармен жұмыс істеу керек екенін түсінесіз. Жобаны үйлестіру сонымен қатар кідірістерді тудыруы мүмкін кез келген мәселелерден хабардар болуға және жобаның кез келген мерзімге өту барысын қадағалауға мүмкіндік береді.
SMART (арнайы, өлшенетін, әрекет ететін, сәйкес және уақытқа негізделген) мақсаттарын жобаның басында сізге берілген ресурстардың мөлшеріне қарамастан, прогресті бақылау және кезеңдерді бақылау үшін орнатыңыз.
Тәуекелді азайту
Әріптестеріңізбен жобаларды үйлестіру сіздің жұмыс жүктемеңізге байланысты тәуекелдерді анықтауға көмектеседі. Жобаның сәтсіздікке ұшырауына әкелетін тәуекелдерді және олардың әріптестеріңіздің өнімділігіне қалай әсер ететінін анықтаңыз. Дағдарыс жағдайында қажет болуы мүмкін әрекетті дайындау үшін тәуекелді болдырмау, тәуекелді азайту және тәуекелді болдырмау стратегияларын пайдаланыңыз.
Тұтынушының кері байланысын жақсарту
Жобаны үйлестіру тұтынушылардың жоғары сапалы нәтижелерді дер кезінде алған жағдайда компанияға деген қанағаттануын арттыруы мүмкін. Мысалы, клиентте өз веб-сайтына мақалалар жасау кезінде копирайтерлер мен редакторлар ұстануға тиіс стиль нұсқаулығы болуы мүмкін. Түпкілікті нәтижелерді қарауға жібермес бұрын клиенттен олардың техникалық сипаттамаларына сәйкес кез келген қажетті түсініктемелерді сұрауға болады. Жобаны аяқтауды қалай жалғастыру керектігі туралы көбірек түсінік беру үшін жобаға қосымша өзгертулер туралы менеджеріңізбен немесе әріптестеріңізбен сөйлесіңіз.